S’incorporer est une chose…Mais quelles en sont les conséquences ?

Prudence! Un dentiste qui passe du statut de travailleur autonome exploitant une clinique dentaire (ou un nouveau diplômé, ou encore un dentiste associé quittant une clinique pour en fonder une nouvelle) à celle d’actionnaire d’une société par actions doit signaler ce changement à plusieurs intervenants.

Tout d’abord, votre ordre professionnel : l’Ordre des dentistes du Québec.

Prévoyez la manœuvre : vos activités sous le nom de votre société doivent débuter à une date précise, qui sera établie par votre Ordre!

Vous devez expédier à l’Ordre des dentistes la DÉCLARATION INITIALE, un formulaire (de 10 pages) qui mentionne que vous vous incorporez, accompagné de pièces justificatives (des copies CERTIFIÉES, soit par l’autorité émettrice, ou par un AVOCAT ou un notaire) et de frais de cent dollars (100$).

Si  votre demande est acceptée car tout est en règle, l’Ordre des dentistes vous émettra un AVIS de confirmation. Cependant, l’Ordre informe qu’il faut prévoir POUR TOUT DOCUMENT SOUMIS un délai de traitement pouvant aller JUSQU’À TROIS (3) SEMAINES OU PLUS, selon les circonstances.

Il vous faut considérer comme TRÈS importante la date DÉSIRÉE du début de vos activités par le biais de votre société : si cela vous convient (et que tout est complet!) la date reconnue sera la date de réception de votre demande par l’Ordre. Il est possible, et peut-être préférable, pour fins de planification fiscale, de prévoir, dans la déclaration initiale, une date ULTÉRIEURE à celle du dépôt de la demande.

 

Enfin, l’Ordre des dentistes rappelle que : « Toute erreur ou omission pourrait avoir pour résultat un délai dans le traitement de la demande ainsi que le fait de ne pas obtenir la date de début d’exercice demandée.»  

Vous avez donc intérêt à planifier la manœuvre !

PS : n’oubliez pas qu’il faudra par la suite soumettre à l’Ordre des dentistes une déclaration annuelle (frais de 100$) même si aucun changement n’est survenu dans votre pratique!

 

En ce qui concerne votre assureur de responsabilité professionnelle : bonne nouvelle!

L’Ordre des dentistes, par l’entremise de son Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle ou FARPODQ, vous assure en ce qui concerne vos actes professionnels, et ce jusqu’à un montant de couverture maximale de 2 000 000$ par réclamation.

L’Ordre transmettra copie de votre déclaration initiale au FARPODQ. Vous n’avez donc pas à les aviser aussi de votre choix de pratiquer au sein d’une société par actions.

Vos autres assureurs

N’oubliez pas que les biens qui appartiennent à votre société doivent être assurés au nom de celle-ci…car une société par actions est une personne morale distincte, et qu’une police d’assurance pour votre responsabilité civile et les dommages à votre clinique peut être (et sera fort probablement) exigée par votre locateur. Avisez vos assureurs dès que possible de votre nouvelle incorporation. Ne leur donnez pas la chance de refuser de vous indemniser car le contrat ne protège pas la bonne personne!

Votre banquier

Comptes bancaires, marge de crédit et autres instruments financiers doivent être établis au nom de votre société.  Certains prêts peuvent être transférés. Des cautionnements peuvent être exigés ou modifiés. N’oubliez pas que les banques prennent parfois beaucoup de temps pour accomplir quelques formalités…

Votre comptable

Il va sans dire que votre comptable devrait être au courant…sinon il y aura probablement des ajustements à faire, ce qui entraînera des frais qui auraient pu aisément être évités.

Les autorités gouvernementales

L’inscription de votre société doit être faite auprès des diverses autorités pour ce qui touche : les retenues à la source à titre d’employeur, les diverses taxes (de vente, d’affaires, etc.)

Vos clients

Il faut leur signaler que vous continuerez à les servir, mais que vos honoraires seront payables au nom de votre société.

Vos fournisseurs

Les fournisseurs d’équipement ou de fournitures dentaires, le propriétaire de votre immeuble…Tous doivent émettre des factures au nom de votre nouvelle société. Dans le cadre d’un bail, un transfert et d’autres modifications importantes seront peut-être à négocier.

N’attendez pas trop pour y penser, car chaque bail prévoit une clause exigeant l’approbation PRÉALABLE du bailleur pour effectuer un changement de locataire!

Les mains qui vous nourrissent

Les assureurs privés et la RAMQ, qui défraient une grande part de vos honoraires, doivent être contactés afin d’inscrire votre société dans leurs systèmes et de vous permettre de bénéficier de leurs services informatisés. Évitez les problèmes de liquidités et informez-les le plus tôt possible.

Publicité et marketing

Vos cartes d’affaires, papier entête de lettres, annonces dans les journaux (surtout si vous avez un contrat à long terme), site internet, page Facebook, page LinkedIn, inscription Twitter, inscriptions à divers clubs…doivent refléter le changement survenu suite à votre incorporation.

Tout ceci vous donne des maux de tête ? Laissez-nous vous aider!